ب. برگزاري نشست مشترك با كميته كتابخانه ديجيتالي سازمان كتابخانه ها، موزه ها، و مركز اسناد آستان قدس رضوي جهت تبادل اطلاعات و تجربيات
ج. شروع پروژه مطالعاتي انتخاب نرم افزار مناسب براي كتابخانه ديجيتالي
د. برگزاري نشست هاي تخصصي و بازديد ها و حضور در همايش هاي شركت هاي توليد كننده نرم افزارهاي كتابخانه ديجيتالي
ه. رايزني با متخصصين حوزه كتابخانه ديجيتالي، و كتابخانه ها و موسساتي كه در حال راه اندازي كتابخانه ديجيتالي بودند.
و. انتخاب نرم افزار مناسب كتابخانه ديجيتالي مركز و توجيه انتخاب و پيگيري تهيه نرم افزار
ز. آموزش كاركنان بخش كتابخانه ديجيتالي مركز و بخش هاي مرتبط (دوره ها و كارگاههاي آموزشي)
ح. پيگيري نصب و راه اندازي و تهيه سخت افزارهاي مورد نياز و آموزش نرم افزار تهيه شده
ط. پشتيباني كامل علمي، فكري و عملياتي كاركنان بخش كتابخانه ديجيتالي و بخش هاي مرتبط
ي. مطالعه، پژوهش و طراحي نظامها، راهكارها، روندها و خط مشي هاي مرتبط با كتابخانه ديجيتالي مركز
كتابخانه ديجيتالي چيست؟
كتابخانه ديجيتالي سازمانهايي هستند كه در آن كاركنان متخصص به انتخاب، سازماندهي و كمك به دسترسي فكري به منابع اطلاعاتي مي پردازند و در آن فرايند تفسير، توزيع، حفاظت از يكپارچگي اطلاعات ديجيتالي و نيز اطمينان از وجود مجموعه اي از آثار ديجيتالي در مدت زمان طولاني مورد توجه قرار مي گيرد تا از اين طريق بتوان منابع ديجيتالي را با سرعت و به صورت اقتصادي براي استفاده يك جامعه يا مجموعه اي از جوامع در دسترس قرار داد.
اجزاي اصلي تعريف:
*كتابخانه (Library) : پيشتر ارائه شد.
*ديجيتال (Digital): داده هايي ثبت شده يا ارسال شده به عنوان پالس هاي ولتاژ گسسته و ناپيوسته توسط رقم هاي دو دويي كه بيت گويند.
عوامل زمينه ساز كتابخانه ديجيتالي
مشكل كتابخانه هاي سنتي در برآورده ساختن نيازهاي كاربران و اداره مجموعه خود
1. ناتواني در تهيه و خريد منابع جديد
1-2 ضعف حفاظت و نگهداري منابع قبلي
1-3 عدم سرعت عمل در پردازش، آماده سازي و اشاعه اطلاعات
1-4 ناكارآمدي و ايجاد ارتباط با ساير مراكز
2.مزايايي كه كتابخانه ديجيتالي در قبال نيازهاي كاربران و جامعه اطلاعاتي ارائه مي دهد:
2-1 عدم نياز به تهيه و خريد چند نسخه از منبع
2-2 عدم وجود امكان آسيب هايي مثل خط خوردگي، مفقود شدن و مشكلات صحافي
2-3 دسترسي آسان به محتواي مواد ديجيتال
2-4 امكان دسترسي به محتواي مواد ساير كتابخانه ها يا مراكز ديجيتالي
2-5 دسترش شبكه هاي امانت بين كتابخانه اي و اشتراك منابع
2-6 كاهش زمان نشر، در نتيجه كاهش زمان اشاعه اطلاعات
2-7 ايفاي نقش بارز در حفظ آثار فولكلور و ميراث فرهنگي اقوام مختلف
اهداف كتابخانه ديجيتالي
• گردآوري، ذخيره و سازماندهي اطلاعات و دانش به شكل ديجيتالي
• كمك به انتقال مقرون به صرفه و كارآمد اطلاعات (صرفه جويي در هزينه و زمان استفاده كنندگان)
• تاثير قابل توجه در سرمايه گذاري روي ساختار رايانه اي و ارتباطي
• ارتباطات قدرتمند و همكاري ما بين جوامع پژوهشي، بازرگاني، حكومتي و آموزشي
• استفاده از فرصتهاي آموزشي مادام العمر
• دسترس پذير ساختن منابع كمياب و ناياب
• حفاظت از منابع آسيب پذير
ويژگي هاي كتابخانه ديجيتالي
• دسترسي از راه دور به منابع آن به سادگي امكان پذير است.
• از امكانات بسيار قوي و وسيع جستجو و مرور(Browsing) بهره مي گيرد.
• اساس و پايه اي براي خدمات داراي ارزش افزوده محسوب مي شود.
• منابع ديجيتالي خارج از حوزه مديريتي و محيط خود را نيز در بر مي گيرد.
• تمام فرايند و خدماتي كه اساس و پايه هر كتابخانه اي است را شامل مي شود.
• نگرشي به كل منابع كتابخانه دارند و شكل و قالب آن اطلاعات را در نظر مي گيرد.
• به جوامع يا حوزه هاي خاصي از استفاده كنندگان خدمت مي كنند.(مانند آنچه كه اكنون كتابخانه هاي سنتي انجام مي دهند ) با اين تفاوت كه اين جوامع ممكن است در شبكه اينترنت پراكنده باشند.
• براي ادامه حيات خود نياز به همكاري كتابداران و مهندسان علوم رايانه دارند.
• به ساختار يك سازمان خاص وابسته هستند.
• فراهم آوردن امكانات متعدد دسترسي سريع و كارآمد به اطلاعات.
• در اختيار داشتن مالكيت و كنترل منابع (برخي از آنها ممكن است خريداري شوند)
• منابعي را در بر مي گيرد كه ممكن است از هيچ راه ديگري امكان دسترسي به آنها وجود نداشته باشد.
• طيف كاملي از عملگرهاي جستجو، امكان مرور واژه هاي جستجو، غني سازي ركوردها با كنترل واژگان، امكان اصلاح جستجوهاي اوليه را فراهم مي كند.
افق هاي پيش روي كتابخانه ديجيتالي
• تغيير روابط از غير كنشي به كنشي.
• عرضه محوري به جاي تقاضا محوري.
• ارتباط از انسان به انسان صرف كه انسان با ماشين و بالعكس تغيير مي كند.
• انتقال پيام جاي خود را به پردازش اطلاعات مي دهد.
• تك رسانه ايها به چند رسانه اي ها فعال تبديل شده اند.
ضرورت آموزش كاركنان
با عنايت به اينكه يكي از فعاليتهاي اصلي (سه گانه) مراكز اطلاع رساني تخصصي "سازماندهي اطلاعات و دانش" مي باشد، ضرورت كسب اين دانش توسط كاركنان اين مراكز بديهي مي نمود. آشنايي و مهارت كاركنان در سه حوزه اصلي "دانش سازماندهي" يعني فهرستنويسي، نمايه سازي و چكيده نويسي و رده بندي، فرايند مديريت اطلاعات را در مراكز فوق الذكر تسهيل و تسريع نموده، تحقق اهداف سازماني را به ارمغان مي آورد.
از سوي ديگر، همانطور كه پيشتر اشاره شد به دليل آنكه سازماندهي اطلاعات يكي از كاركردهاي سه گانه مراكز اطلاعات و مدارك است، عدم فراگيري اين دانش توسط كاركنان موجب نياز مراكز به نيروهاي متخصص خارج از سازمان مي گرديد. اين امر نه تنها باعث صرفه هزينه هاي كلان مي گرديد، بلكه از كيفيت اين فرايند نيز مي كاهد. در همين راستا كتابخانه مركز اطلاعات و مدارك اسلامي به منظور ارتقاي سطح دانش و مهارت كاركنان خود براي اجراي صحيح يكي از كاركردهاي اصلي اش يعني "سازماندهي اطلاعات و دانش اسلامي براين شدكه كارهاي خودرا براساس استانداردهاي موجود در اين حوزه شروع نمايد.
مراحل سازمان دهي اطلاعات در كتابخانه ديجيتالي(بااستفاده از نرم افزار سيمرغ)
فهرست نويسي منابع الكترونيكي
• جستجو در كتابشناسي در يكي از پايگاهها اگر موجود باشد.
الف. در صورت وجود پيشينه تهيه خروجي ISO 2709
ب. فراخواني در برنامه سيمرغ (فايل تدوين) .
ج. پرينت مطالب جهت تصحيح.
د. تصحيح يا تغيير اطلاعات كتابشناختي.
ه. اعمال اصلاحات در برنامه سميرغ.
و. انتقال پيشينه ها به پايگاه اصلي .
• اگر منبع مورد نظر در هيچ پايگاه كتابشناختي موجود نباشد.
الف. فهرست نويسي بنيادي در كاربرگه
ب. ورود اطلاعات داخل برنامه
ج. پرينت براي اصلاح
د. اعمال اصلاحات
ه. انتقال به فايل اصلي
• وظايف مدير سيستم (نرم افزاز سيمرغ)
الف.كنترل اطلاعات
ب. رفع ابهام
ج. انتقال به فايل اصلي
د. اعمال تغييرات در برنامه
ه. تعريف سطوح دسترسي
و. بهنگام سازي اطلاعات
ز. گزارش گيري از سيستم مطابق نيازها
ح. تهيه فايل پشتيبان
اجمالي از شرح وظايف اعضاي كتابخانه ديجيتالي به ترتيب مراحل كاري
پس از تحويل گرفتن كتابخانه ديجيتالي و تهيه نرم افزار، پي گيري نصب آن و ضرورت آموزش نيروهاي بخش كتابخانه ديجيتالي با توجه به اينكه كار خاصي جهت سازماندهي اطلاعات، جزء جمع آوري متون الكترونيكي صورت نگرفته بود مراحل كاري با برنامه ريزي و سياست گذاري با حداقل امكانات و نيروي كم شروع به كار شد و وظايف كاري مشخص گرديد و اجمالا به اين شرح مي باشد.
شناسايي و استخراج متون الكترونيكي
• جداسازي متون كامل و ناقص و تهيه ليست جداگانه از هركدام با تعيين جايگاه.
• جداسازي متون تكراري و تهيه ليست از آنها همراه با كد و تعيين جايگاه.
• تهيه ليست وكدگذاري متون الكترونيكي كامل جهت ايزو.
• تبديل متون الكترونيكي با فرمت Word و Text به Html
• تحويل متون الكترونيكي با فرمت Html جهت فهرست نويسي و قراردادن در برنامه سيمرغ
• شناسايي مشخصات كتب بدون نام و مولف
• تهيه ايزوي كتب شناسايي شده
• فهرست نويسي تحليلي - موضوعي متون الكترونيكي براساس اصطلاح نامه جامع علوم اسلامي
• كنترل فهرست نويسي توصيفي متون الكترونيكي
• تحويل متون الكترونيكي فهرست نويسي شده پس از كنترل به مدير سيستم
• رفع ابهام از منابع فهرست نويسي شده
• انتقال منابع فهرست نويسي شده به فايل اصلي
• اعمال تغييرات در برنامه
• تعريف سطوح دسترسي
• بهنگام سازي اطلاعات
• گزارش گيري از سيستم مطابق نيازها
• تهيه فايل پشتيبان
امور متفرقه
1. برگزاري كلاس هاي مورد نياز براي نيروهاي كتابخانه ديجيتالي مركز
2. خريد كتاب و نرم افزارهاي مورد نياز .
3. پاسخگويي به نيروهاي مركز جهت چگونگي استفاده از متون الكترونيكي .
4. پي گيري تهيه متون الكترونيكي كتابخانه ديجيتالي و پشتيباني اصطلاح نامه ها.
5. پاسخگويي به درخواست هاي خارج از مركز .
منابع الكترونيكي
حدود 20000 جلد منابع الكترونيكي اعم ازكتب و مقالات در كتابخانه ديجيتالي مركز اطلاعات و مدارك اسلامي موجود مي باشد كه جهت ارائه و در دسترس قراردادن آنها تا به حال حدود 2300 عنوان در بيش از6000جلد از آنها فهرست نويسي توصيفي و بيش از 800 عنوان فهرست نويسي تحليلي – موضوعي گرديده كه در حال حاضر در نرم افزار سيمرغ قابل ارائه مي باشد. و بقيه موارد پس از فهرست نويسي و تكميل انشا ءالله به برنامه اضافه خواهد شد.
فهرست نويسي منابع الكترونيكي
كار فهرست نويسي منابع الكترونيكي براي اولين بار در ايران در مركز اطلاعات و مدارك اسلامي انجام مي پذيرد كاري نو و منحصر به فردي است كه بر اساس فصل نهم قواعد فهرست نويسي انگلو – امريكن مي باشد و با توجه به اينكه بنا ا ست بر اساس اصطلاح نامه جامع علوم اسلامي فهرست نويسي تحليلي – موضوعي شود تفاوت هاي فراواني با فهرست نويسي منابع چاپي دارد كه نمونه اي از آن به شرح زير ارائه مي گردد.
نمونه اي از پيشينه كتابشناختي منابع الكترونيكي (لوح فشرده) در كتابخانه ديجيتالي مركز اطلاعات و مدارك اسلامي
(صفحه آغازين منبع الكترونيكي فهرست نويسي شده)
نمونه اي از پيشينه كتابشناختي منابع (متن الكترونيكي كتاب) تهيه شده توسط كتابداران ديجيتالي مركز اطلاعات و مدارك اسلامي (براي اولين بار در ايران)
نمونه اي از پيشينه كتابشناختي منابع چاپي كتاب